上線時間管理術 - 如何提高生產力

前言

一直以來我都會關注與生產力有關的方法與文章，看的多了也嘗試的多，有時方法並不是不管用而是對我自己沒有用，或是因為不適合我，所以我沒有長期堅持下去，在這些嘗試中免不了走了很多冤枉路，而這本上線時間管理術對我來說，裡面的方法大部分都很受用，我也透過這本書的觀念調整自己平常的工作方式，特此寫個文章記錄一下。

什麼是生產力？

作者提供的生產力定義是我最喜歡的一個，即「生產力代表你的意圖與行動一致的程度」，我喜歡這個定義是因為，這不會將生產力這個詞限縮在工作層面，而是廣泛的生活層面

所以高生產力就是指你的意圖與行動高度一致，即便你的計劃是在家看劇一整天，然後你也真的做到了，那麼你就是高生產力的，最不喜歡的狀況就是雖然安排了休息，但心思一直在工作上，或是工作時心思一直在娛樂上面

作者認為要維持高生產力，必須始終如一地實踐這三點：

1. 明確界定自己想做的事情

2. 撥出恰當的時間在對的地方工作

3. 於設定的期間內落實計畫

一件事情從想法到落實的過程

要了解怎麼改善生產力，就必須要了解一個點子從開始到結束的過程，作者認為我們每當有一個新的想法，就會在大腦中開啟一個「迴圈」，這個「迴圈」會直到你完成它，才會消失，如果一個人的大腦開了很多「迴圈」，卻從來沒有透過行動來閉合它，就會對這個人產生很多的分心與焦慮

迴圈的開始到結束，作者稱為生產力5C，從開始到結束會經過五個階段：

1. 創造：產生出一個新的想法

2. 採集：記錄下這個想法，並蒐集相關資訊成一份清單

3. 整合：將清單中的事項轉移到行事曆上，藉此組織你的行動

4. 完結：完成使想法可以進展的行動

5. 放鬆：休息或停機時間，促使新的迴圈開啟

如何強化生產力5C的循環？

為了強化生產力5C的循環，我們需要透過工具來管理大大小小的事項，清單就是一個非常重要的工具。

多數的工作者應該都有使用某種清單來管理自己的待辦事項，比如說手寫的筆記本、待辦事項App都可以，但比較少工作者會根據時間、精力和優先順序來為清單分層級

清單的第一個分層是用時間範圍來區分，這樣做的好處是你每一天只需要看一日清單就可以知道要做哪些事情，不會被暫時還不需要關注的事項給干擾

1. 首要清單：包含工作和生活上的待辦事項，一個大腦只需要一份清單。

2. 一週清單：列出從首要清單中選出的具體事項，並安排特定日程。

3. 一日清單：當日的行事大綱，包括最重要的優先事項及完成時間，並追蹤日常例行事務。

首要清單

首要清單的是用來存放所有你必須要做的事情，需要特別留意的是，依據事情的精力/行動狀態劃分成不同區域

一週清單

於週日晚間或週一早上，根據首要清單來建立你的一週清單，如果只有首要清單的話你的注意力很容易就被清單上的其他項目給吸引走，所以我們需要根據首要清單製作一份一週清單，並訂定三個優先事項，確保能夠將大部分的注意力放到優先事項中

一日清單

一日清單則是根據一週清單建立的，確保每一天的計畫都與整體目標一致，要明確當天必須完成的任務，這些任務應該是絕對優先事項。優先處理最重要或最艱難的工作

每段時間的價值並不相同

人大致上分成兩個類型，夜貓族與晨型人，對於晨型人來說早上的時間遠比晚上的時間有價值，所以先弄清楚自己一天精力的變化，據此幫特定工作安排最佳的時機，會大幅提高你的生產力

以我為例，我是晨型人，早上對我來說是最容易專注的時間，我通常會用早上的時間完成難度比較高的工作，下午就安排比較輕鬆一點的工作

怎麼實踐呢？

以我為例，我慣用的軟體是 OmniFocus + Apple 內建的行事曆軟體

我會使用 OmniFocus 的 Inbox 來蒐集大多數的待辦事項，因為 OmniFocus 也有手機 App 這樣我隨時有想到什麼要記錄也可以透過手機同步到電腦上，我每天工作結束後會檢查一下 Inbox ，把還沒整理的項目加上 Project 跟 Tags 這樣一來我的 Inbox 整理就算完成

接著是首要清單，這個清單裡面放了幾乎我想要做的事情，我用 Perspective 功能將所有含有 Main 這個 tag 的項目列出來，方便我可以在這個上面查看，每週五晚上或是週一早上我會挑選這裡的內容然後轉移到一週清單上

一週清單，當週最重要的三個優先任務我會加上 Flag 這樣在這個清單上就可以直接看到最重要的三個項目是什麼，每天工作結束後我會根據這個清單建立明天的一日清單。

一日清單，這邊會記錄我當天要做的事情，最優先的項目我也會加上 Flag ，我會優先進行有加上 Flag 的項目確保將重要的事情先完成

Tag 的部分我使用時間、精力、狀態這三個面向區分，List就是時間面向，Main(首要清單）、Week(一週清單)、Day(一日清單)也就是對應到作者的三個清單層級

Action 是任務的狀態，分成：

1. Planning：計畫中的任務，可能需要蒐集多一點資訊或是需要拆解成比較小的任務我就會先貼上 Planning

2. Do：可以直接進行的任務

3. Review：需要等待別人完成再進行檢查的任務

Energy 是我做這件事情的場景/精力：

1. Computer/Work：需要使用電腦或是工作方面的任務，這類型任務我通常都試用早上的時間去完成

2. Computer/Private：需要使用電腦的私人項目，我通常會用中午或是下午甚至晚餐過後進行

3. Home：是比較偏向家務的內容，比如說叫瓦斯、繳水電費

4. Shop: 購物清單，如果有要買的東西我就會記錄在這，剛好有出門購物時就會看一下有沒有能夠一起買的

5. Outside：有些任務可能需要外出，會暫時被放在這個地方，要外出時就順便看一看有沒有能夠一趟一起解決的事情

規劃一日清單時我會順便用行事曆軟體安排時間，通常早上我會留兩個完整的90分鐘來工作，中間間隔15~30分鐘休息，有時起的比較早一點就會是3個90分鐘，下午過後我傾向做難度比較低的工作，午飯過後通常我比較難集中精神，我會處理一下 Email、閱讀我先前儲存下來有興趣的文章，如果有看到我認為不錯的內容會順手做個筆記，2點過後就比較自由一點，如果早上有尚未處理完成的工作我通常會接續進行，如果早上都已經完成的話我就會挑難度低的工作進行，一路到5點我就會開始收尾，開始安排明天的一日清單，然後我也會看有沒有一些 Planning 的任務需要蒐集資訊或是拆解成小任務

總結

這本書裡面提供的方法都蠻受用的，我因此重新調整了我自己的工作流程，書中還有提供像是 Email 的處理方式，或是如何建立習慣等等的方法，蠻推薦大家可以看看